在人力资源管理中信息技术与管理技术的结合应用，能有力地帮助HR管理者在多变复杂的环境中应付自如。目前，企业引进人力资源管理信息化系统的目的主要是：
第一层次：提高HR部门的工作效率。员工的考勤处理、工资计算处理、职务调动处理及其信息管理等事务要占用HR管理者大量时间，手工操作不仅效率低，且容易出错。因此，HRMS软件首要解决的是如何提高工作效率。
第二层次：规范HR部门的业务流程。招聘、业绩评估、培训、员工职业计划、离职等流程的设计都是HR管理者的考虑范围。HRMS软件将相关的工作职能完全覆盖并划分清楚，且能将经过优化后的流程体现在软件中。
第三层次：为企业和员工提供增值服务。从发展趋势上看，HR管理者将从行政事务处理者向企业战略伙伴方向发展。对HR部门而言，企业管理者和员工就是他们的客户，如何为这些客户实现增值是HR部门面临的重要问题。如：如何根据企业战略进行人力资源规划、如何通过合理的招聘技术与测评技术为企业选择合适的人才、如何通过工作分析技术及相应的绩效考评体系来提升组织与个人绩效、企业领导如何能方便地了解员工的各种状况等，都是HR部门要做的。
第一步 使用HRMS前的准备
由专业咨询机构对企业的人力资本构成现状及其期望效果预先进行分析诊断(企业自身有能力，可自行分析诊断)，开出对症下药的处方后，装到软件供应商的系统平台中去。同时，要做好调整和相应的培训。
第二步 选择HRMS解决方案
企业在选择HRMS时，技术服务、产品价格、产品知名度等容易根据经验判断得出结论；而对于产品的性能特色、二次开发功能等，若没有适当的标准作指导，就不太好把握。好的HRMS应该是一套高效率、多功能及易学易用的解决方案，用户在选择系统时可从以下一些特征评判其功能：
(１)完整性与集成性
全面涵盖人力资源管理的所有业务功能，且每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程与大量配套表格来设计，是用户日常工作的信息化管理平台
对员工数据的输入工作只需进行一次，其他模块即可共享，减少大量的重复录入工作
既可作为一个完整的系统使用，也可将模块拆分单独使用，在必要时还能扩展集成
(２)易用性
采用导航器界面，友好简洁，直观体现HR管理者的主要工作内容，且能引导用户按照优化的HR管理流程进行操作
基本没有弹出式对话框，一个界面就能显示所有相关信息，并操作所有功能，信息集成度高
(３)网络功能与自助服务
支持集团型企业用户，提供异地、多级、分层的数据管理功能
日常管理不受物理位置限制，可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作
为非HR部门人员提供基于Web的企业内部网络应用
员工在允许权限内可在线查看企业及个人信息，注册内部培训课程、提交请假／休假申请，更改个人数据，与HR部门进行电子方式的沟通
允许直线经理在授权范围内在线查看下属员工的人事信息，审批员工的培训、请假、休假等申请，在线对员工进行绩效评估
总经理可在线查看公司人力资源配置及成本变动情况、薪资平衡表、组织绩效／员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息
(４)开放性
提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导入导出及与外部系统的无缝连接
