三、应用平台和软件的选择。Lotus Notes 是目前在办公自动化领域应用较为广泛、功能强大的软件平台之一。它可用于开发和安装群件，有强健的跨平台客户服务器应用开发环境和工作方式。利用其文档数据库，用户可以在网上存放、追踪、储存和组织信息。Notes的最大优点是它具有支持各种应用的能力，可提供对任何类型对象的存储，包括文字、数字、图形和声音信息，还可以OLE等方式嵌入对象。而在以Notes为平台的众多应用软件中，经过反复调研、考察和比较，结合我局的实际情况，决定选用开思公司的"开思OA"软件作为我局办公自动化。……

　　四、切实抓好宣传和培训工作。办公自动化是一场革命，它要求人们告别"一支笔、一张纸"的传统工作方法、方式，逐步实现"无纸化"办公。因此需要全体干部树立新的观念，群策群力，克服困难，积极主动地学习、掌握新知识和新方法。我们在全局干部职工中大力宣传办公自动化的重要性，各处室设相应的信息化工作联络员，培养一批骨干力量，为开展办公自动化工作创造条件。办公室和信息中心有关部门人员带头学习计算机知识和技能，率先熟练应用办公自动化软件，负责辅导和带动全局干部的应用。合理组织安排培训，要求每一位干部认真参加有关培训，切实掌操作技能。

　　五、建立相应的规章制度。为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，我们制定了相应的《办公自动化保密规定》、《公文电脑处理流程》、《系统管理员职责》等一系列规章制度，并对违反管理规定的现象及时予以批评纠正。高度重视网络安全和保密工作，对机关处室、各直属单位、各县（市）区局提供的各类信息，其内容、数据是否可以公开，各级领导要从源头上严格把关；对各类内部文件、各类信息未经分管领导或市局办公室许可，不得随意向其他单位或新闻媒体提供，一经发现严格追究。等等，等等。

　　三、 系统的特点

　　《开思/OA》的各项特点满足了我局对办公系统的需求，确保了系统的顺利实施和推广。 1、 开思/OA具有可设置多个应用数据库的特点，通过部门设置和定义，目前我局可以实现以下多种使用模式

　　● 共享使用模式

　　最简单的使用模式，所有部门使用一套数据库，进行数据的集中存放，可以进行集中控制。

　　● 部门独占模式

　　按部门的性质，给独立性较强的部门建立部门级的数据库，实现数据的分布式存放，可以实现权限控制的下放，使用部门自行维护本部门的数据（例如：访问权限的设置，文件流程的定义等）。

　　● 年度划分模式

　　按工作年度，建立年度级的应用数据库，实现数据的按年度存放，方便数据的备份和检索。 ● 混合使用模式
　　利用开思/OA具有可设置多个应用数据库的特点，结合单位的实际情况，参照以上应用案例，设置最贴切的使用模式。

　　2、 功能完善、卓越的工作流。单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流模式确保办公流程的顺利运转。

　　3、 新型的远程/移动用户办公模式。新增的远程工作站为工作流中的远程/移动用户提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费。确保我局外出人员的异地办公。

　　4、 异地网络的文件下发功能。我局现对县级单位的公文下发，完全可以通过各类网络（Internet、DDN、PSTN）进行。实现无纸化办公。

　　四、 应用效益

　　办公自动化工作在我局虽起步较早，97年已经着手准备，并进行了一些试点，但由于诸多原因（如办公地点分散等），未取得实质性的进展。随着我局新大楼的落成，办公地点相对集中，计算机软硬件配备的日益完善，为我局全面推广应用办公自动化提供了良好的条件。经过近两年的分步实施，我局在实施办公自动化方面积累了一定经验，并取得了一定的实效。市局的公文管理系统目前已全面推广应用，在此过程中我们遇到了许多事先未曾预料到的困难。因为办公自动化实质上是工作方式的一种变革，过去的办公习惯不容易改变，系统推广起来比较困难。公文管理系统要求各级领导在计算机上签文件，对这种工作方式上革命性的变化，很多人难以适应。后来领导小组多次开会，办公室和信息中心不遗余力地才把这个系统推下去。在这方面，我们的体会是：最高领导越多参与，那么系统的推广就会越顺利。在市局实施的同时，我们在有条件的县（市）、区局开展试点，取得比较理想的效果，对他们来说，市局的发文即为其收文，带来的便利可想而知。

　　使用后所带来的好处是不言而喻的：它解决困扰我局政务管理工作中的三大难点：一是提高了文件的传阅速度，特别是承办件，相关领导和处室能及时看到文件，并及时处理，办公过程渐趋规范；二是实现了信息的共享，扩大了信息面，使办公资源得到合理的使用，同时提高了干部素质；三是大大提高了信息传播的速度，从而提高了办事效率。特别是在我局迁入新办公大楼后，效果尤为明显。……

　　随着网络和信息技术的不断发展，我们的应用也会不断发展，办公自动化系统也需要不断的更新和完善，它所能提供的信息量也将不断丰富，……（完）