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中石化集团实施财务管理信息化经验

2003-04-14 11:50   /(ChinaByte)

  (一)分析设计阶段

  在第一阶段,改进项目组分为会计制度组、标准化组、信息系统统改进组、IT技术组等小组,全面开展工作。

  1.需求调研。项目组成员采用会议、现场调研、电话了解、调查表格等形式,认真分析股份公司财务部、各分子公司财务处及其所属单位的财务管理需求,调查了解各分子公司的网络结构及现状,分析研究国际会计准则、美国公认会计准则同中国股份公司会计制度的区别,研究香港联交所信息披露要求,同毕马威会计师行进行沟通交流,明确审计备查信息的需求。通过这些基础工作,最大可能地了解实际情况。

  2.需求分析。在对具体情况了解的基础上,项目组认真分析探讨了公司现行会计制度与股份公司会计制度的区别,现行财务流程该做哪些调整以满足报表合并、分事业部财务报告的要求,以及fMIS系统怎样改进才能更好满足上市后股份公司财务管理的需要,生成符合国内、国际会计准则的财务报告。

  系统设计。经过现场调查和需求分析,项目组对财务报告流程、内部会计制度、标准编码、软件系统进行了全面的设计和改进,完成了100多万字的设计文档,包括内部会计制度、各种管理办法、标准编码、系统改进设计文档等。

  软件改进。软件改进组根据确定的系统改进设计方案,对报表子系统、总账子系统进行了全面改进,新增了关联交易、内部交易数据管理、自动合并报表、综合查询等功能,完善了标准管理机制,更加有效地保障了制度、标准的严格执行。

  (二)系统试点阶段

  为了更好地验证第一阶段的设计成果,项目组在上,中。下游分别选择了中原油田、茂名石化公司、江苏省石油公司三个单位做为测试试点单位,经过为期两个月的努力工作,新的制度、标准、软件在这三个单位得到了全面的推行。测试结果表明,能够产生符合中国会计准则和国际会计准则的财务报告;设计的新科目体系及帐务结构是比较合理的;改进的中国石化财务管理信息系统基本能满足国内和国际会计准则对财务信息披露的需要。

  (三)系统实施阶段

  系统试点结束后,项目组对试点后的全部制度、编码等文档进行了规范整理,形成了正式的文档。对软件进行改进测试,形成了正式的2.0版软件,编写了完整的培训教材,开始在股份有限公司的所有下属单位有计划、有步骤地全面进行推广。

  1、项目组织。为顺利完成系统的实施工作,组成了由安盛咨询、会计师事务所、浪潮通用软件、企业IT及财务人员的项目组,为各方明确了责任与分工,规范了各类问题的反馈及解决流程,有利的保障了项目的顺利实施。一般来讲,派往分子公司的项目小组有项目管理、政策、编码、软件、网络、硬件几个方面的人员组成,同时也要求各个分子公司成立以财务的主管领导为组长的项目小组,双方共同努力,共同组织完成软件的培训、实施工作。

  2、制定计划。股份公司业务由于规模大(涉及到的财务人员达一万多人)、地域广(涉及到全国大部分的省市)、业务复杂,没有可行的工作计划是很难完成这项工作的。

  项目根据上、中、下游业务的特点及单位的实际情况、地区分布,分别按油田、炼化企业、销售公司制定了严格的科学的计划,整个计划涉及到培训、建帐、业务处理、结帐等各个财务业务环节,也包括设备采购、设备安装、网络联调、网络数据库联调等技术环节。计划安排到“天”为单位进行控制,对人力、设备和资金进行统筹优化、综合平衡。实践证明,计划是可行的,各批企业的系统建设工作是在严格按工作计划进行的。

  3、组织培训。按照工作计划,项目组组织举办了多期培训内容围绕“新流程、新制度、新系统”这一主题,包括管理、财务、会计和信息系统四个方面的内容。经过近四个月的工作,共完成油田培训单位115个,直接培训人数510人;炼油企业培训单位151个,直接培训人数210人;化工企业培训单位83个,直接培训人数420人:销售企业培训单位377个,直接培训人数540人;其他单位培训5个,直接培训人数35人;包括间接培训在内,参加培训的总人数达11000人。通过这一系列的培训,有力地提高了财务人员的素质,掀起了学习财务知识、信息系统的热潮。

  4、推广支持。项目组为保证项目推广工作如期完成,采取多种方式加强系统应用的技术支持:建立了技术支持网站,将各单位提出的问题及解答方法,汇总后在网上及时发布;组织现场技术支持小组到20多家企业进行了现场技术支持,解决问题;同时定期地发布简报,让各下属单位及时了解项目进展情况,还要求各单位召开地区管理层交流会,促进项目交流。

  5、验收总结。为保证股份公司能按计划尽早完成“新系统、新流程、新制度”的全面转换工作,项目组组织了检查小组,到大部分单位现场检查和验收了FMIS改进项目的实施情况。从现场检查验收的情况看,各单位能够用新系统生成符合新流程、新制度的新报表,已具备系统切换的条件。

  项目取得的主要成果

  (一) 股份公司设计了新的财务报告流程,规范了财务业各处理,明晰了各层次责任

  根据安盛设计的组织机构和管理模式,股份公司的报告流程是多个口径的,有分/子公司口径,有事业部口径,股份公司财务报告由各级单位的报表逐层上传,最终生成符合中国以及国际会计准则的财务报告。新的财务报告流程还包括在分/子公司、事业部、股份公司总部多个层次的报表合并以及国际会计准则的调整,提出了需要抵消的内部交易类型。新的财务报告流程明确了财务报告各个层次、每一次工作的任务、职责,可保证财务报告的及时性和准确性。 ”

  (二)参照国际通行做法强化标准化工作,完善和改进了股份公司内部会计制度

  为了使改进后的FMIS具有更强的开放性和集成性,项目组如快了标准化的进程,在收集、归纳、整理不同行业、不同级别财务部门现行财务账套40余套、会计实体1800多个,详细研究分析了现行的各个企业的科月、客户、内部单位的代码的基础上,参照国际上的通行做法,按照财政部股份公同财务制度和会计准则的要求,根据管理层的需要,制定股份公司内部会计制度、资金及成本管理办法、管理报表、科目使用说明、报表编制说明等内部制度。为新信息系统的建设提供了保证,也为股份公司的财务核算与管理打下了良好的基础。

【责编: 刘宏新】
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